백오피스(Back Office)란 무엇인가요? - 개념, 프론트오피스와 차이점, 역할 및 어려움 분석

백오피스는 기업 운영에 필수적인 시스템이지만, 그 중요성을 정확히 이해하고 사용하는 사람은 많지 않습니다. 대개 '이너 페이지'나 '어드민 페이지'와 같은 내부 관리 도구로만 인식되지만, 사실 백오피스는 이보다 훨씬 더 광범위한 개념입니다. 이번 글에서는 백오피스의 개념과 그 역할을 자세히 살펴보고, 백오피스 구축 과정에서 발생하는 어려움에 대해 알아보겠습니다.

💡백오피스는 기업 내부에서 운영을 지원하는 전체적인 시스템 또는 부서를 의미하며, 문자 그대로 보이지 않는 후방(back)에서 중요한 역할을 합니다. 외부와 직접 상호작용하지 않지만 기업의 내부 프로세스를 관리하고, 프론트 오피스가 원활하게 기능할 수 있도록 뒷받침하는 핵심적인 역할을 합니다. (위키피디아 정의 참고)

백오피스와 프론트 오피스의 차이

전통적인 개념의 프론트 오피스는 고객과 직접적으로 상호작용하는 부서를 의미합니다. 영업팀, CX(Customer Experience)팀, 마케팅팀 등이 속하며 이들은 고객과 직접 마주하면서 회사의 외부 활동을 담당합니다.

반면, 백오피스는 고객과 직접적으로 상호작용하지 않지만 기업의 내부 운영을 지원하는 역할을 합니다. 회계, 인사, IT, 재무 관리 등이 대표적인 백오피스 부서입니다. 이들은 기업의 핵심 프로세스를 관리하여 비즈니스가 원활하게 돌아가도록 하고, 중요한 업무를 보이지 않은 곳에서 처리합니다.

시스템 측면에서 차이는 무엇인가요?

• 프론트 오피스: 고객이 직접 접근하는 서비스와 상호작용합니다. 예를 들어, 고객이 온라인 쇼핑몰에서 상품을 구매하기 위해 사용하는 쇼핑 페이지가 프론트 오피스에 해당됩니다.

• 백오피스: 프론트 오피스에서 발생한 데이터를 처리하고 내부적으로 관리합니다. 예를 들어 고객이 프론트 오피스에서 주문을 완료하면 백오피스 시스템에서는 그 주문이 처리되고 재고가 업데이트되며 배송 준비를 시작할 수 있습니다. 고객과 직접 마주하지 않지만 백오피스는 기업이 원활하게 운영될 수 있도록 보이지 않는 곳에서 필수적인 역할을 합니다.

해외 대표 백오피스 툴 Salesforce CRM

결론적으로 백오피스는 보이지 않는 곳에서 비즈니스를 운영하고, 관리하고, 지원하는 핵심적인 기능을 담당하는 부서, 사람, 그리고 시스템을 모두 포함하는 개념입니다.

백오피스의 역할

보통 프론트 오피스는 고객 경험과 매출에 즉각적인 영향을 미치기 때문에 기업 내에서 우선순위로 관리됩니다. 반면, 백오피스는 상대적으로 간과되어 내부 직원들이 오류가 발생허거나 제대로 작동하지 않는 시스템을 감내하며 사용하는 경우가 적지 않습니다.

그러나 백오피스 역시 기업 운영의 핵심 요소로, 프론트 오피스만큼 중요합니다. 프론트 오피스가 원활하게 돌아가기 위해서는 백오피스의 안정적인 운영이 필수적입니다. 백오피스는 기업의 내부 시스템을 통해 비즈니스가 원활하게 운영될 수 있도록 지원하며, 정보의 생산, 수집, 수정, 그리고 관리 등 중요한 역할을 수행합니다.

주요 역할은 다음과 같습니다:

• 데이터 관리: 고객 정보, 재고 상태, 재무 데이터 등 중요한 데이터를 수집 및 관리하여 기업의 운영을 체계화합니다.

• 효율적인 워크플로우: 의미없는 반복 작업을 자동화하고, 부서 간의 협업을 원활하게 하여 업무 효율을 극대화해줍니다.

• 의사결정 지원: 중요한 결정을 내릴 때 필요한 데이터와 인사이트를 제공합니다.

• 고객 경험 영향: 백오피스의 원활한 운영은 프론트 오피스에서 더 나은 고객 경험을 제공하는 데 필수적입니다. 예를 들어, 내부 시스템의 문제가 발생하면 고객이 주문한 상품을 제때 받을 수 없게 되며, 이는 부정적인 고객 경험으로 이어질 수 있습니다. 따라서 백오피스는 고객 만족도에도 직간접적인 영향을 미칩니다.

백오피스 구축, 왜 어려울까?

백오피스 툴 구축은 일반적으로 기획 - 디자인 - 개발 단계로 이루어집니다. 처음 계획한 대로 프로젝트가 순조롭게 흘러가길 바라지만, 각 담당자의 역할과 관점에서 예상치 못한 어려움이 발생하기 마련입니다. 그로 인해 백오피스 구축은 실패하거나 지연될 확률이 높아집니다.

백오피스 어려운점 - 내부에서 백오피스 구축 시

기획자 관점

"각 부서의 요구 사항이 서로 달라, 이를 모두 반영한 시스템을 명확히 정의하고 우선순위를 정하는 것이 어렵습니다. 특히, 여러 부서의 요구를 조율하면서 통일된 비전을 세우는 것이 쉽지 않아요."

➡ 기획이 마무리되면 디자이너가 본격적으로 UX/UI 설계를 진행해야 하지만, 여기도 어려움이 있습니다.

디자이너 관점

"백오피스는 복잡한 기능이 많아, 직관적이고 사용하기 쉬운 UX를 설계하는 데 어려움이 큽니다. 또한, 부서별 요구가 서로 다르기 때문에 모두를 만족시키는 디자인을 만드는 것은 거의 불가능해요."

➡ 디자인이 완료되어도 문제는 끝나지 않습니다. 개발 단계에서 더 큰 기술적 난간이 기다리고 있죠.

개발자 관점

"기존 시스템과의 통합 작업이 너무 복잡해요. 다양한 기능을 구축하는 데 기술적 난관이 많습니다. 또한, 구축 후에도 지속적인 업데이트와 유지보수를 해야 한다는 부담이 큽니다."

➡ 설령 개발이 성공적으로 완료되어도, 지속적인 관리와 최적화가 필요합니다.

백오피스 어려운점 - 그렇다면 외주는 괜찮을까요?

외주 업체의 역량과 커뮤니케이션이 원활하다면 개발 프로젝트는 성공적으로 완료될 수 있습니다. 하지만 반대로, 완성도가 낮거나 요구를 제대로 반영하지 못한 경우, 시스템에 오류가 많거나 사용성이 떨어져 다시 프로젝트를 처음부터 시작해야 할 수도 있습니다.

다음은 외주 업체에 백오피스 구축을 맡길 때 흔히 발생할 수 있는 문제들입니다:

• 요구 사항 전달의 어려움: 외주 업체가 회사의 내부 프로세스를 완벽하게 이해하기란 쉽지 않습니다. 그로 인해 실제 요구 사항이 제대로 반영되지 않을 위험이 있습니다.

• 커뮤니케이션 문제: 피드백을 주고받는 과정에서 서로 다른 이해가 생길 수 있습니다. 이로 인해 프로젝트가 지연되거나, 구현된 시스템이 기대와 다른 결과를 초래할 수 있습니다. 외주 업체와 원활한 소통이 이루어지지 않으면 프로젝트 진행 속도와 완성도가 크게 떨어질 수 있습니다.

• 유지보수의 불편함: 외주 프로젝트가 완료된 후에도 시스템 유지보수는 필수적입니다. 그러나 대부분의 외주 계약에서는 유지보수가 별도의 비용으로 책정되죠. 추가적인 비용 부담과 함께 유지보수의 효율성이 떨어질 수 있다는 점도 미리 생각해 볼 필요가 있습니다.

이렇듯 백오피스 툴 구축을 내부 조직이나 외주 업체를 통해 진행할 경우, 다양한 어려움이 발생할 수 있어요. 하지만 이러한 문제를 간편하게 해결할 수 있는 방법이 있습니다. 바로 노코딩 툴을 활용하는 것입니다.

웨이브온은 개발자가 부족한 상황에서도 최소한의 리소스로 복잡한 백오피스를 쉽게 구축할 수 있습니다. 주문관리 시스템, 재고관리 시스템과 같은 번거롭고 시간이 오래 걸리던 백오피스 구축 작업이 간단해지며, 추가 비용 없이 지속적인 업데이트와 유지보수도 지원됩니다. 지금 바로 웨이브온을 통해 더 쉽고 빠르게, 유연하게 우리 기업에 적합한 백오피스를 구축해 보세요!